home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Business Assistant / Business Assistant.iso / acctg / media215 / media.txt < prev   
Text File  |  1991-10-23  |  16KB  |  312 lines
  1.        Media Inventory Program v 1.xx - by Gary D. Moore & Associates
  2.                              Copyright (c) 1990
  3.  
  4.                        License Agreement & Disclaimer
  5.  
  6.  I, the user of the Media Inventory Program, agree not to alter, or damage
  7.   this or related programs by Gary D. Moore & Associates.  And, do assume
  8.   full and total responsibility and liability for its use.
  9.  I, the user of the Media Inventory Program, will distribute this program
  10.   and related programs without fee beyond the cost of a diskette.
  11.  I, the user of the Media Inventory Program, also agree that Gary D. Moore &
  12.   Associates is not responsible for any damages, nor losses incurred through
  13.   use, or misuse of this and related programs even if Gary D. Moore is
  14.   advised of such.
  15.  
  16. If you find mistakes in my typing, grammar, or other such stuff in this text,
  17. these have been strategically placed to assure those who look for things
  18. "wrong" that they will find them!  (I attempt to do the impossible.... I try
  19. to please everyone!  gary d. moore)
  20.  
  21. The Media Inventory Program is a specialized relational data base.  I needed
  22. a way to track my CDs (compact discs), books, etc.  This program allows me
  23. to classify an item, enter the purchase date, the amount paid for it, and a
  24. few other informational tid-bits.  It is very easy to use.  You've heard
  25. that before... right?  This time it's true.  The Media Inventory Program has
  26. the necessary commands on the screen.  However, reading the following may
  27. also help.
  28.  
  29. Each file (with the extension MED) can hold several thousand records.  The
  30. limitation is RAM, but three to four thousand records is feasible.  (If you
  31. have more "records" than that, perhaps, you should invest in a little more
  32. expensive program.)  A record in the Media Inventory Program is 77 bytes
  33. long, therefore, one hundred records is a just under 8K.  About 100
  34. (additional) records can be added to a file before the Media Inventory
  35. Program forces a restart.  (I use an index array in RAM, and don't want to
  36. create too huge an array.  Sorry for the inconvenience, but adding a hundred
  37. records at a time is a lot, besides, the restart is very fast even on a
  38. floppy system.)
  39.  
  40. If the "system" date is not set to (at least) 1991, you will be prompted to
  41. enter the current date.  (Come on..., set the DATE and TIME properly upon
  42. booting your system... don't be THAT lazy!)  Additional information for
  43. the Media Inventory Program is provided by topic:
  44.  
  45.  1) Keys.
  46.  
  47.   A) The arrow keys, the TAB, and RETURN (Enter) key move the cursor
  48.      around the data fields.  You may quickly jump to end of a "text"
  49.      field by pressing the END key.  Or, the HOME key to position the
  50.      cursor at the beginning of the text.
  51.  
  52.   B) The normal mode of entering or editing is "over strike".  Press the
  53.      INS (Insert) key to display a block cursor that "inserts" characters.
  54.      Press the INS again, or move to the next data field and it defaults
  55.      to over-strike.
  56.  
  57.   C) Two other key combination (as indicated on the screen) are:
  58.  
  59.      1) ALT-C (the ALTERNATE key and the "C" keys pressed together)
  60.         clears the field (numeric and date fields, too).
  61.  
  62.      2) ALT-R (the ALTERNATE key and the "R" keys pressed together),
  63.         restores the previous "text" (not on the numeric or date fields).
  64.  
  65.   D) The ESC (Escape) key functions as described on the screen.  The ESC
  66.      key was choosen because it is familiar to most computer users, and
  67.      isn't (normally) a TSR hot-key.  Pressing ESC while editing a record
  68.      will have an additional prompt displayed.
  69.       -  Pressing "Y" or "y" will normally UPDATE the record (or ADD the
  70.          record in the ENTRY mode), or PRINT the screen.
  71.       -  Pressing "Q" or "q" will end the process and not alter the data.
  72.       -  Pressing "N" or "n" will place the cursor back in the edit/entry
  73.          mode at the top of the screen as noted by the inverse field.
  74.  
  75.  The "key" sequences of the Media Inventory Program are very easy to
  76.  understand.  Once you have entered about ten records, you will have
  77.  mastered them.
  78.  
  79.  2) Menus.
  80.  
  81.   A) Menu selections are made by using the up and down arrow keys, or by
  82.      pressing a number within the range of the menu selections.  The HOME
  83.      key positions the cursor bar on line one of the menu.  Pressing END
  84.      will position the cursor bar on the last selection on the menu.  A
  85.      clock is displayed on the lower portion of your screen.  Very handy
  86.      when "time" slips away while at the terminal.
  87.  
  88.  3) MEDIA.PRO file.
  89.  
  90.   A) Media.PRO saves the name of the previous file you used.  If you have
  91.      used MEDIA.EXE before reading this text, perhaps, it asked if you
  92.      wanted to use the "DEMO.MED" file?  Pressing "Y" or "y" will
  93.      automatically load the demo information file.  The MEDIA.PRO file can
  94.      be deleted, but it is created everytime the Media program is executed.
  95.      The "PRO file" helps you remember where you left off.
  96.  
  97.  4) Deleted records.
  98.  
  99.   A) The Media Inventory Program automatically uses the space occupied
  100.      by deleted records before adding other records to the file.  This
  101.      saves having to "reorganize" the data file (or PACK it as some data
  102.      base programs call it).  ("Reorganizing" the Data File is done via
  103.      the Utilities Menu.)
  104.  
  105.   B) Deleted records are written to a file named DELETED.MED.  If it
  106.      doesn't exist, it is created.  I've goofed in other data base
  107.      programs, so, DELETED.MED saves mistakes from being a total disaster.
  108.      DELETED.MED can be used just like any other "MED" file.
  109.  
  110.   CREATING A NEW DATA FILE w/DELETED.MED.
  111.  
  112.   C) If you want to create a new file with selected records from an
  113.      existing data file, you can easily do this.  Use DOS DELete to
  114.      "delete" or REName to "rename" the DELETED.MED file (if it exists).
  115.      Then, use the DELETE RECORDS selection from the Main Menu of the
  116.      Media Inventory Program.  A secondary selection menu allows you to
  117.      DELETE by MEDIA TYPE.  You can use the DELETED.MED file to your
  118.      advantage by deleting the selected records (let's say, BK for BOOKS).
  119.      When you are finished, the "selected" records will be in the newly
  120.      created DELETED.MED file.
  121.  
  122.      The current data file can be then REORGANIZED via the Utility Menu to
  123.      eliminate the newly DELETED records.  Finally, use the DOS REName
  124.      command to rename DELETED.MED to (for example) BOOKS.MED.  Now, you
  125.      have a new data file without re-entry of this information.
  126.  
  127.      Also note, if you mistakenly delete a record(s) and have not added,
  128.      nor reorg-ed, you can UN-DELETE it by EDITING the record(s) and
  129.      pressing "Y" to UNDELETE the record.  Then press <ESC> and "Y" to
  130.      make changes.  The record will be recovered (un-deleted).
  131.  
  132.  5) Media Type & Category.
  133.  
  134.   A) Two alpha characters (automatically capitalized) are used for this
  135.      entry.  My rational is based on the terms CD - for Compact Disc,
  136.      LP - for Long Playing record (the almost obsolete album).  Other
  137.      suggestions are BK - for Book, CT - for Cassette Tape, SW - for
  138.      Software, 45 - for 45 RPM record, etc.  Be creative and consistent!
  139.  
  140.   B) Category.  Under the topic of "Media Types" is an ambiguous, yet
  141.      helpful field titled, CATEGORY.  Categories are useful when
  142.      classifying Books, Movies, Music, etc.  I have included several of
  143.      my personal classifications in a ASCII text file, CatCodes.TXT (this
  144.      should be included with the MEDIA.EXE program).  This text file is
  145.      an alphabetized list of three (3) digit alpha codes.  There are
  146.      (no doubt) hundreds more than these twenty-five plus.  However, the
  147.      array will only handle about two hundred lines.  That should cover
  148.      the classification range used by most normal humans.
  149.  
  150.      If you want to alter the CATCODES.TXT file, please make a BACKUP first!
  151.      Use a "pure" ASCII text editor.  Leave one blank space in front of the
  152.      alpha code.  I believe the length of the line is 33 characters
  153.      (including the space).  That should be adequate for a CODE an